دفاتر قانونی حسابداری

تنظیم دفاتر قانونی پلمپ شده برای تمامی شرکت‌ها و افراد حقیقی الزامی است و بایستی صورت هزینه های سالانه را بر اساس استاندارد های حسابداری در آن درج کرده و در پایان سال مالیاتی در اختیار ممیزان سازمان امور مالیاتی کشور قرار دهند تا طبق قانون مالیات های مستقیم٬ مالیات شخص حقیقی یا حقوقی محاسبه و پرداخت شود.

*در این جا منظور از شرکت ها همه اشخاص حقوقی هستند که مشمول مالیات می شوند.

انواع دفاتر قانونی شرکت ها

دفتر روزنامه

یکی از اسناد مهم پلمپ شده ای که هر شرکت برای تنظیم صورت های مالی در سال مالیاتی مربوطه به آن نیاز دارد٬ دفتر روزنامه است. نحوه تنظیم و تحریر و نگهدار دفتر روزنامه در ماده سوم آیین نامه نحوه تنظیم و نگاهداری دفاتر قید شده است. دفتر روزنامه به دفتری اطلاق می شود که هم اشخاص  حقیقی و حقوقی بایستی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از  خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهر نویسی ها و به طول کل هر فعالیتی که باعث بستانکاری یا طلبکاری شود را باید در دفاتر روزنامه درج کنند.

هم چنین٬ عملیات محاسباتی بایستی به تاریخی که واقع می شوند درج شود جز آن دسته از عملیات مالی که طبق اصول حسابداری و دفترداری در پایان سال مالی برای تنظیم حساب سود و زیان نیاز است تحریر شود.

دفتر کل

دفتر کل طبق ماده هشتم قانون تجارت عبارت است از دفتری که صاحب کسب و کار (تاجر) بایستی همه صورت معاملات خود را حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج کرده و انواع گوناگون آن را تشخیص داده و هر  نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به صورت خلاصه ثبت کند. در واقع دفتر کل٬ خلاصه ای تفکیک شده از دفتر روزنامه بوده که اطلاعات خرید و فروش و مطالبات و دیون تحت نظم مشخص و به عنوان حساب مشخص به ترتیب تاریخ وقوع٬ قید شود.

دفتر دارایی

طبق ماده ۹ قانون تجارت، دفتر دارایی  به دفتری اطلاق می شود که تاجر بایستی سالانه٬ صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات خود را به ریز٬ ترتیب داده و آن را در دفتر دارایی تنظیم و ثبت کند و تا ‍۱۵ فروردین سال بعد اتمام یابد. امروزه به خاطر وجود ترازنامه٬ دفتر دارایی کارکرد خود را از دست داده است.

دفتر کپیه

طبق  ماده ۱۰ قانون تجارت٬ دفتر کپیه  به دفتری گقته می شود که نامه نگاری ها و صورت حساب های  صادره تاجر یا شرکت به ترتیب تاریخ  وقوع در آن قید می شود.  سیستم اتوماسیون سبب شده تا این دفتر  نیز  جایگاهی نداشته باشد.

دفتر  ثبت تجاری

طبق ماده ۱۶ قانون تجارت٬ اگر یک تاجر ایرانی یا اتباع غیر ایرانی بخواهد در کشور٬ شغل خود را اعمال تجاری قرار دهد٬ مکلف به ثبت نام خود در دفاتر تجاری است. اداره کل ثبت شرکت های قوه قضاییه در واقع برای این کار ایجاد شده است. طبق ماده ۱۸۴ قانون مالیات مستقیم٬ ادارات کل ثبت شرکت ها موظف هستند در آخر هر ماه٬ فهرست کامل شرکت ها و موسساتی که در طول  ماه به ثبت رسیده و تغییرات حاصله را در مورد شرکت ها و موسسات موجود با ذکر شماره ثبت به  سازمان امور مالیاتی استان مربوطه ارسال کنند.

پلمپ دفاتر تجاری

همان طور که می دانید، کلیه دفاتر رسمی و قانونی  به  جز دفتر دارایی بایستی پیش از آن که چیزی در آن  نوشته شود٬ توسط اداره ثبت و اسناد٬  امضا و اوراق آن به  ترتیب شماره گذاری و با مهر سربی وزارت دادگستری  پلمپ و منگنه شود. در دفاتر قانونی٬ در صفحه اول و آخر٬ صفحات با قید تاریخ٬ مشخص و امضا شده و کلیه اعداد نیز با حروف نوشته شود. طبق قانون ۲ آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی٬ کلیه دفاتر روزنامه و کل بایستی به زبان فارسی تحریر شود و قبل از ثبت هر نوع معامله ای در آن٫ طبق ماده یازده و دوازده قانون تجارت٬ توسط نماینده اداره ثبت اسناد٬ امضا و پلمپ شود.

اهمیت دقت در تهیه دفاتر قانونی

از کارهای مهم و روزانه هر حسابدار ثبت اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است. طبق قانون تجارت، حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری و تایید آنها توسط مقام مسئول، به دفاتر حسابداری منتقل کند. دقت در صحت و درستی موارد درج شده در این دفاتر و اسناد حائز اهمیت است و نباید هیچگونه خطا و اشتباهی در آنها رخ دهد. در این مقاله مواردی که باعث می شود تا دفاتر قانونی حسابداری شما رد شود را آوره ایم.

نکته : دفاتر قانونی در حسابداری شامل دفتر روزنامه حسابداری و دفتر کل حسابداری می باشد . مواردی که باید رعایت کنیم تا دفاتر قانونی حسابداری رد نشوند می شود را میتوانید در زیر مطالعه کنید.

16 دلیل رد دفاتر قانونی شما

1. در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد .
2. عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز
3. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه
4. ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور
5. تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده
6. جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده
7. بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی ، مگر اینکه حسابهای بانکی با صورت حساب بانک مطابقت نماید و یا بستانکار شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حسابها باشد که در اینصورت موجب رد دفاتر نیست .
8. تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره های ۲ و ۳ و ۴ ماده ۱۳ و تاخیر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقرردر ماده ۱۴ و تاخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده ۱۷ این آیین نامه .
9. عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده ۱۵ این آیین نامه .
10. اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتیکه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده ۱۱ این آیین نامه اقدام نشده باشد.
11. در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده ۱۶۹ قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند.
12. عدم ارائه آیین نامه ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده ۱۷ این آیین نامه در مهلت مقرر در آن ماده در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.
13. عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده . ( ولو نانویس )
14. استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل ( با توجه به مقررات ماده ۳ این آیین نامه )
15. عدم تطبیق مندرجات دفاتر با اطلاعات موجود در سیستم الکترونیکی در مورد اشخاصی که از سیستم های مذکور استفاده می نمایند.
16. ثبت هزینه ها و درآمد ها و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز ( توضیح اینکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتی نیست و برگشت داده می شود ، به منزله ثبت هزینه های غیر واقعی تلقی نمی شود).

نکته مهم : در مورد بند ۶ این آیین نامه ، چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد ، موجب رد دفاتر نخواهد بود و سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید ماند ه با خط بسته شود ، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد .

[su_button url=”https://narvanhesab.com/wp-content/uploads/آیین-نامه-تحریر-دفاتر.pdf” target=”blank” style=”flat” background=”#41228a” color=”#ffffff” size=”5″ center=”yes” radius=”5″ icon=”icon: download” icon_color=”#ffffff” title=”دانلود جدیدترین آیین نامه تحریر دفاتر قانونی”]دانلود جدیدترین آیین نامه تحریر دفاتر قانونی[/su_button]

در pdf  آیین نامه تحریر دفاتر قانونی شما با مباحث زیر آشنا خواهید شد :

• مشخصات دفاتر قانونی
• سایر دفاتر، اسناد حسابداری و مدارک حساب
• نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی
• چگونگی تهیه و تنظیم صورت های مالی ماده
• موارد رد دفاتر قانونی

جریمه رد دفاتر قانونی و مالیاتی

20 درصد برای عدم ارائه دفاتر قانونی روزنامه و دفتر کل شامل جریمه برای  مالیات دهنده  می شود و 10 درصد هم با توجه به مواردی که باعث رد دفاتر قانونی رد می شود مشمول جریمه می گردد.